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個人情報保護方針

バックス情報システム株式会社(以下、「当社」という。)は、情報システムサービス等の事業を通じて、お客様の企業価値を創造するとともに、地域社会に貢献し社会の発展に寄与してまいります。
当社は、個人情報の適切な取扱いと保護の重要性、社会的責務を認識し、以下のとおり個人情報保護の基本方針を定め、役員及び、すべての従業員に周知・徹底を図り、これらを遵守いたします。

1.基本方針

(1)個人情報の取得、利用及び提供について

a.個人情報を取得する場合
当社が個人情報を取得する場合には、適法、かつ、公正な手段によって取得すると共に、その利用目的をできる限り特定し、その利用目的の達成に必要な限度において取得します。
また、個人情報を直接的に取得する場合は、事前に利用目的を明示し、ご本人の同意を戴いた上で取得します。ただし、取得時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略することがあります。

b.個人情報を利用、提供する場合
当社が個人情報を利用する場合は、事前に同意を戴いている利用目的の範囲内でのみ利用、提供いたします。同意を戴いている利用目的を超えて個人情報を利用する場合は、事前にご本人の同意を戴きます。ただし、法令に基づく場合や人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合などでは、事前に同意を戴くことを省略することがあります。

c.目的外利用について
当社は、同意を戴いている利用目的を超えて個人情報を利用しないため、必要な対策を講じる手順を確立し実施します。

(2)法令、規範等の遵守について
当社は、個人情報を取り扱う業務の遂行にあたり、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守すると共に、当社の社内規則等で定める事項に従い個人情報の取り扱いについて十分な注意を払ってまいります。

(3)個人情報の安全管理について
当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、個人情報へのアクセス管理、外部からの不正アクセスの防止等の情報セキュリティ対策を実施し、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などの危険に対して、合理的な安全対策と是正及び予防措置を講じます。

(4)個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
当社は、個人情報保護の重要性を認識して、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムを確立し、これを実施し、かつ、継続的に改善していきます。

(5)苦情及び相談への対応について
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、個人情報の開示、訂正、削除、利用の停止、及び第三者への提供の拒否等の要請に対し、ご本人であることを当社にて確認させて戴けた場合に限り、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じてまいります。
また、保有する個人情報についての苦情及び相談についても対応致します。

【個人情報お問い合わせ窓口】
〒971-8111
福島県いわき市小名浜大原字丁新地211番地1
バックス情報システム株式会社 苦情・相談窓口
TEL:0246-92-0333
メール:privacy@bacs-j.co.jp

制定日 2012年3月1日
改定日 2012年10月4日
バックス情報システム株式会社
代表取締役 鈴木 雅之

 

2.プライバシーマークについて

バックス情報システムは「プライバシーマーク」使用を認定された許諾事業者です。
プライバシーマークは、経済産業省の認可法人である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者に認定され、付与されるマークです。

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3.個人情報の利用目的

1)個人情報の利用目的
当社が保有するお客様等の個人情報は以下の目的のために利用いたします。

(1)お取引先様、他社の方に関する個人情報
・問合せの回答、報告、連絡、案内、資料の発送、資料受信の先方確認等
・商談と打ち合わせ
・事業に関するアンケート調査やモニターの実施
・取引先情報管理、支払・収入処理
・製品・商品の納入、発送、サポートの提供
・取引上の契約事項の履行
・お取引先様との業務委託契約の履行

(2)官公庁の職員・公務員等の方に関する個人情報
・官公庁・公的機関への申請、通知、報告、連絡等

(3)採用応募者に関する個人情報
・採用応募者からの問合わせの回答、連絡等
・採用応募者への連絡及び採用検討

(4)一般の会社関係者に関する個人情報
・問合せの回答、報告、連絡、案内、資料の発送、資料受信の先方確認等

(5)社員及び契約社員に関する個人情報
・事業運営の文書類の本人確認、管理、諸費用の計算、及び連絡等

2)開示対象個人情報の利用目的
当社が保有する、開示等の求めに応じることができる開示対象
個人情報は、以下の目的のために利用いたします。

(1)お客様等の個人情報
・問合せへの回答、報告、連絡、案内、資料の送付
・お客様からの資料受信時の先方確認

(2)社員及び契約社員に関する個人情報
・事業運営の管理、諸費用の計算、及び連絡等

4.開示等の請求手続き

バックス情報システム株式会社(以下、「当社」という。)は、「JIS Q 15001:2006」の要求事項に基づき、保有するお客様ご自身の開示対象個人情報について、ご本人様またはその代理人様から、書面での開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止又は第三者提供の停止のご請求があった場合には、次のとおり対応させていただきます。

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1)開示等のご請求先及び事業者等
開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止又は第三者提供の停止のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、下記宛先へ郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。

〒971-8111
福島県いわき市小名浜大原字丁新地211番地1
バックス情報システム株式会社 苦情・相談窓口

(1)事業者の氏名又は名称
バックス情報システム株式会社
(2)個人情報保護責任者
事業推進本部 熊坂 知幸
連絡先    苦情の申し出先と同じ

2)開示等の請求における提出書面
開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止又は第三者提供の停止のご請求を行う場合は、次の請求書(1)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類(2)を同封し上記1.項の宛先にご郵送ください。

(1)当社所定の申請書

(a)個人情報の開示又は利用目的の通知をご請求される場合(有料)
個人情報開示等請求書(PDFファイル)
(b)個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止をご請求される 場合(無料)
個人情報訂正等請求書(PDFファイル)

(注1)個人情報の開示及び利用目的の通知のときのみ手数料をいただきます。
個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止のときは手数料が不要です。

(2)ご本人様の確認のための書類

(ⅰ)運転免許証写し (ⅱ)住民基本台帳カード写し (ⅲ)健康保険被保険者証写し
(ⅳ)パスポート写し(ⅴ)年金手帳写し(ⅵ)外国人登録原票の写し
(ただし、上記書類に現住所と本籍地が別々に記載されている場合は、本籍地を黒塗りにして判読できないようにしてください。)

(注2)当社にて所定の書面の提出及び手数料の受領を確認できた場合、受理確認の連絡をいたします。

(3)代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2.(1)及び(2)の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。

(a)代理人様に関する事項(PDFファイル)
(b)代理人様本人であることを確認するための書類(ⅰ)運転免許証写し
(ⅱ)住民基本台帳カード写し(ⅲ)健康保険被保険者証写し
(ⅳ)パスポート写し(ⅴ)年金手帳写し(ⅵ)外国人登録原票の写し
(ただし、上記書類に現住所と本籍地が別々に記載されている場合は、本籍地を黒塗りにして判読できないようにしてください。)
(c)委任状(PDFファイル)
(注3)ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。

(4) 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料をいただきます。

1回の請求ごとに、1000円(税込)

1000円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
(注4)手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

(5)開示等のご請求に対する回答方法
請求者の請求書記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

(6)開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

(注5)個人情報の不開示事由について
次に定める場合は、お客様よりご請求いただいた個人情報につき開示等に対応することはできません。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。なお、不開示及び利用目的の非通知の場合についても所定の手数料をいただきます。
・請求書に記載されている住所、ご本人様の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人様が確認できない場合
・代理人様によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
・所定の提出書類に不備があった場合
・請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
・開示のご請求の対象が「JIS Q 15001:2006」の開示対象個人情報に該当しない場合
・ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合

(7)改定について
この開示等のご請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及びJISの要求事項等の変更に対応するために、内容を一部改定することがあります。開示等をご請求される際には、その都度、この手続きをご確認願います。

5.認定個人情報保護団体

当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。同協会に対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。
認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の連絡先
個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565
0120-700-779

個人情報に関するお問い合わせ


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